Be Safe : guide pratique pour les voyages d’affaire
 

Kurz gefaßt

Der Schutz intellektuellen Kapitals wird für Betriebe immer wichtiger :

  • geschäftliche oder strategische Daten

  • Forschungsergebnisse

  • Know-How...

Die Verwaltung all dieser Werte obliegt normalerweise der Sicherheitsleitlinie, die vom Betrieb implementiert wurde. Aber was passiert, wenn diese Daten nach außen dringen ? Geschäftsreisen stellen ein hohes Risiko für die Informationssicherheit dieser Art von Werten dar. Aus diesem Grund müssen besondere Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden.
Einmal unterwegs, ist es wichtig, sich der Risiken und Bedrohungen bewusst zu sein, die zum Beispiel mit der Benutzung von Laptops und Mobiltelefonen einhergehen.
Dieses Dokument liefert klare und einfache Ratschläge, welche die Risiken im Falle eines Verlusts, einer Beschlagnahmung oder eines Diebstahls reduzieren können.

Das Ministerium für Wirtschaft und Außenhandel bietet auch spezielle Schulungen an, um Geschäftsreisende zu ermutigen, sich auf Reisen so zu verhalten, dass die Informationssicherheit bestmöglich gewährleistet ist.

Wenn man zu einer Geschäftsreise aufbricht, muss man Vorkehrungen treffen :

Vor der Reise

Bevor Sie zur Geschäftsreise aufbrechen, raten wir Ihnen, sich über die soziale, wirtschaftliche und kulturelle Situation des Reiseziels zu informieren.
Reisende können im Ausland auch schwerwiegenden physischen Risiken ausgesetzt sein. Deshalb ist es notwendig, entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Informieren Sie sich auf der Webseite des Außenministeriums unter der Rubrik "Avis aux voyageurs " (Sicherheitstipps für Auslandsreisende).
Außerdem ist es hilfreich, sich mit den lokalen Gesetzen sowie den Verordnungen zur Ein- und Ausreise des betreffenden Landes vertraut zu machen. Diese Informationen können wichtig sein, um während der Reise sicher zu sein.

Dokumente

Um den Schaden im Falle von Verlust oder Diebstahl von Dokumenten oder Daten zu beschränken, nehmen Sie  nur die wichtigsten Informationen mit auf Reisen.
Sofern es möglich ist, sollten Kreditkarten, Reiseschecks, Pässe und andere Ausweispapiere in verschiedenen Taschen aufbewahrt werden.
Am besten ist es, Ihren Pass ständig bei sich zu tragen. Darüber hinaus ist es ratsam, 2 Kopien der Hauptseite Ihres Passes zu machen :

  • eine Kopie muss mit auf Reisen genommen, aber getrennt von Ihrem Pass aufbewahrt werden ;

  • das zweite Exemplar muss im Heimatland bleiben, bei einer Vertrauensperson.

Daten

Es wird empfohlen, ein spezielles Reise-Laptop zu benutzen, mit minimaler Konfiguration, das nur die Daten und Software enthält, die für die Reise notwendig sind.
Vor der Abreise ist es wichtig, ein Backup der Daten zu machen und den Navigationsverlauf im Internetbrowser zu löschen, genauso wie Cookies, Fotos und Videos. Darüber hinaus sollten starke Passwörter verwendet werden, die aus mindestens 10 Charakteren bestehen.

Datenschutz :

Vertrauliche Informationen, die auf elektronischen Datenträgern enthalten sind, müssen verschlüsselt werden.
USB-Sticks :

  • Es wird dringend empfohlen, alle vertraulichen Dokumente auf einem USB-Stick zu speichern, den Sie ständig bei sich tragen.

  • Ein zweiter USB-Stick kann für Präsentationen oder zum Austauschen von Dokumenten benutzt werden, um den Diebstahl oder Verlust von kritischen Daten zu vermeiden.

Achtung!  In manchen Ländern ist das Benutzen von Chiffrier-Programmen oder sogar das Importieren verschlüsselter Daten per Gesetz verboten. Informieren Sie sich vor Ihrer Abreise darüber.

Soziale Netzwerke

Es wird davon abgeraten, eine Geschäftsreise in sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder LinkedIn anzukündigen. Darüber hinaus wäre es sehr unklug, Informationen wie den Grund für die Reise, Reiseziel, Hotel, Programm, Kontakte und Begleitpersonen in diesen Netzwerken zu veröffentlichen.


Während der Reise

Während der gesamten Dauer Ihrer Reise sollten Sie die folgenden Regeln beachten :

  1. Daten müssen immer gesichert und Laptops oder Mobiltelefone dürfen nie unbewacht gelassen werden. Es wird empfohlen, Kabelschlösser für Laptops zu verwenden, vor allem, wenn man an geschäftlichen Messen teilnimmt.

  2. Es wird empfohlen, Dokumente, die man nicht mehr braucht, zu vernichten (und sie nicht einfach nur wegzuwerfen). So können sie nicht in falsche Hände gelangen oder wiederhergestellt werden.

  3. Geschäftsbeziehungen : Bleiben Sie aufmerksam beim Austausch von Informationen mit potenziellen Partnern und stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte Ihnen gegenüber aufrichtig sind.

  4. Mobiltelefone : Vorsicht ist geboten beim Senden von sensiblen Informationen über Mobiltelefon (SMS, E-Mail, Fotos, Dokumente), denn diese Verbindungen können abgefangen werden. Der einzige Weg, um sie zu schützen, ist die Benutzung eines Verschlüsselungssystems wie "pgp" für E-Mail oder "securetext " für SMS. Stellen Sie außerdem sicher, dass:

  • Sie keine vertraulichen Gespräche über Mobiltelefon führen ;

    • wenn Sie unbedingt ein vertrauliches Gespräch führen müssen, Sie die Technologie der IP-Telefonie ("voice over IP") benutzen und über VPN fahren.

  • Sie Ihr Mobiltelefon niemals aus den Augen lassen  ;

  • falls Sie sich dennoch von Ihrem Telefon trennen müssen, Sie die SIM-Karte sowie die Speicherkarte und den Akku entfernen, und diese bei sich behalten.

Manipulationen aufdecken

Während Ihrer Reise ist es wichtig, dass Sie lernen, wie man Manipulationen erkennt. Oft kommt es vor, dass Diebe ein Gerät einfach gegen ein gleich aussehendes Gerät austauschen, sodass der Diebstahl nicht sofort offensichtlich ist. Deshalb wird empfohlen, jedes Gerät spezifisch zu markieren. So kann man einen Diebstahl, bzw. eine Vertauschung sofort erkennen.

Vertraulichkeit schützen

Hotels und Taxis bieten keine Schutzgarantie; vertrauliche Gespräche sollten dort also unbedingt vermieden werden. Ausrüstung oder Dokumente, die sensible Daten enthalten, sollten nicht in Hotelsafes aufbewahrt werden. Ebenso sollten Sie wissen, dass die Kommunikationsnetze an öffentlichen Orten, in Hotels oder Business-Zentren wahrscheinlich überwacht werden.

Was machen im Fall von Diebstahl ?

Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, stellen Sie sofort eine Liste von allem auf, was Ihnen gestohlen wurde und erstatten Sie Anzeige bei der örtlichen Polizei.

Informieren Sie auch Ihren Arbeitgeber und Ihre IT-Abteilung, falls EDV-Material und/oder Datenträger mit vertraulichen Informationen gestohlen wurden.
Kontaktieren Sie Ihre Versicherung, um ihr den Schaden zu melden und informieren Sie umgehend Ihre Bank, damit Ihre Kreditkarten gesperrt werden.
Informieren Sie die Botschaft oder das Konsulat Ihres Landes, wenn Ihr Reisepass gestohlen wurde.

Nach der Reise

Sie haben alle Sicherheitsvorschriften vor und während der Reise eingehalten? Sehr gut. Sobald Sie von Ihrer Reise zurück sind, ist ein letzter Check-up ratsam, ebenso wie einige Vorsichtsmaßnahmen:

  • Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme all Ihrer Daten und Wechselmedien;

  • Berichten Sie Ihrem Vorgesetzten jegliche sicherheitsbezogenen Auffälligkeiten während der Reise - egal ob diese Sie selbst oder einen Ihrer Mitarbeiter betreffen;

  • bevor Sie Ihre elektronischen Geräte (Computer, USB-Stick, externe Festplatte, CD / DVD) mit dem internen Netzwerk Ihres Unternehmens verbinden, lassen Sie es von Ihrer IT-Abteilung nach potenzieller Malware untersuchen.

  • Löschen Sie alle Daten auf Ihrem Reise-Computer, als Vorbereitung auf die nächste Reise.

  • Wechseln Sie die Passwörter, die Sie während Ihrer Reise benutzt haben.